Bu yazımda benim de yıllardır içerisinde çalıştığım yapı yönetim şekillerini yazmaya çalışacağım. Tabi ki anlatmak istediğim gayrimenkul sektöründeki yönetim şekilleri.
Adını çokça duyduğumuz bazı terimler ve ben bunlardan bahsederken çoğu zaman İngilizce karşılıklarını ve tanımlarını da tabirlerin daha net anlaşılması için yanlarında veya altında yazacağım. Mevzubahis tanımlar ise; tesis yönetimi (facility management), mülk yönetimi (property management) ve son olarak ta varlık yönetimi (asset management). Yazıya başlamadan önce tüm bu kelimelerin sözlük anlamlarına hem Türkçe hem de İngilizce olarak bakmakta fayda var.
Tesis: Kuruluş (kaynak TDK)
Facility: a building or area that is used for a particular activity or purpose (kaynak: Cambridge bir çok anlamı var ama ben en ilgili olanı yazdım)
Mülk: Ev, dükkân, arazi vb. taşınmaz mal. (kaynak TDK)
Property: a building or area of land, or both together (kaynak: Cambridge)
Varlık: Para, mal, mülk, zenginlik, variyet. (kaynak TDK)
Asset: something that is owned by a person, company, or organization, such as money, property, or land. (kaynak: Cambridge)
Üç teriminde kök anlamlarına baktıktan sonra aralarındaki ince farklara bakmaya geldi sıra. Bu üç yönetim şeklinde çalışanlar ne gibi rolleri üstlenmektedir ve ne gibi özelliklere sahip olmaları gereklidir? Bunun için kelime anlamlarından ayrı olarak her görevi kısaca tanımlayalım. Bu tanımlamalar bize oldukça faydalı olacaktır.
Tesis Yönetimi (Facility Management): Tesis veya tesislerdeki günlük, hizmet yönetimi anlamındaki süreçleri yöneten kişidir. Tesisin veya tesislerin genel anlamda güvenlir, güvenli ve verimli çalıştığının kontrolörü ve ifacısıdır.
Bu tesislere örnek olarak alışveriş merkezleri, ofis binalari, oteller, okullar ve üniversiteler gibi eğitim binaları, hastahaneler veya spor tesislerini örnek verebiliriz. Tesis yönetimi bu yapılardaki tüm hizmetlerin doğru olduğundan emin olmakla beraber tüm yapının/yapıların doğru olarak işletildiğinden sorumludur.
Daha anlaşılır olmak için basit ve somut örnekler vermeyi istiyorum. Nitekim bir çok yerde ve mecrada soyut veya anlaşılamayan örnekler kafaları karıştırmakta ve neyin ne olduğunu anlatmamakta. Örnek olarak; bir alışveriş merkezindeki tesis yöneticisi (facility manager) binadaki güvenlik, elektrik, ısıtma soğutma, atık yönetimi, küçük tamiratlar, temizliğin ve hijyenin sağlanması gibi işlerden sorumludur. Bu yönetim şekli tek elden (bir kişi tarafından) yönetilebileceği gibi ikiye de bölünebilir. Bunun adı ise İngilizcede Hard Facility Management (Hard FM) yani teknik konuların dahil olduğu ve Soft Facility Managemenet (Soft FM) temizlik, güvenlik, müşteri ilişkileri, atık yönetimi gibi konuların dahil olduğu iki yapı/görev olarak ayrılabiliyor.
Tesis yöneticisi, tesisin normlara ve şirket politikasına uygun olarak hizmet sunmasını garanti etmesinin yanında bu süreçlerdeki finansman kaygılarından da sorumludur. Her ne kadar finansman konusu bir tesis yöneticisi için birincil görev olmasa da finansal bakış açısında sahip olmalıdır.
Tesis yöneticisi, tesisteki değişik disiplindeki sistem ve hizmetlerden sorumlu olması gibi geniş bir yelpazesi olmasının yanında bu yelpazeyi yine geniş bir paydaş ile paylaşmaktadır. Aşağıda açıklamalarını yapacağım mülk yöneticisi ve varlık yöneticisi ile çok yakın çalışmasının yanında işin tabiatı gereği, kiracı (tenant), visitor (ziyaretçi), yüklenici (contractor) veya satıcılarla (vendor) da temas ve iletişim halindedir. Bina Sahipleri ve Yöneticileri Derneği eski başkanlarından Marc Fischer’in tesis yöneticisinin bu yelpazede davranış şeklini çok net şekilde aşağıda tanımlamıştır.
“It’s knowing what to say and when and how to say it. Recognize that you may be talking to the CEO one minute and a contractor the next, and after that it could be a visitor to the building who’s upset about something.”
“Tesis Yöneticisi neyin, ne zaman ve nasıl söylenmesi gerektiğini bilmelidir. CEO ile konuştuktan sonra bir yüklenici firma ile ve hemen sonra herhangi bir şeyden memnun olmayan bir ziyaretçi ile konuşuyorken kendinizi bulabilirsiniz.”Marc Fischer (BOMA International)
Bu yukarıdaki tanım da bir çok kez benim başıma geldiğinden Fischer’in ne demek istediğini çok iyi anlayabiliyorum. Çok teknik konuda uzmanlar ile bir proje veya çalışma yürütürken, bir kiracının sorununa çözüm bulmak için çok daha yüzeysel davranma ve hemen akabinde tuvaletlerdeki temizliklerden memnun olmayan bir müşteri ile konuşmak çok olası. Bunun için bir tesis yöneticisin insan ilişkileri ve iletişimi kuvvetli olması gerekmesinin yanında, farklı seviyelerden veya tiplerden paydaşlar ile nasıl konuşulması gerektiğini de bilmesi gereklidir.
Mülk Yönetimi (Property Management): Tesis veya tesislerdeki yönetimi bütüncül bir bakış açısıyla görmek ve yönetmek şeklidir. Ana amacı yine tesis yönetiminde olduğu gibi tesisi/tesisleri güvenli, güvenilir ve verimli kılmaktır. Bu konuda tesis yönetimi ile karıştırılabilir ama aşağıdaki açıklamalarım farklılıkları göstereceğini umuyorum.
Mülk yönetimi aslında mülkü bir bütün olarak yönetmeyi görev bilir ve bunu mülük sahibi adına yürütür. Eğer mülk içerisinde kiracılar varsa bu aradaki bağlantıyı yine mülk yönetimi üstlenir. Mülk yönetimi işini ifa eden kişiye de aslında mülk yöneticisi (property manager) denmekle beraber bunu aslında sadece “yönetici” (manager) olarak adlandırmak ta pek yanlış olmayacaktır. Tam olarak olmasa da bu bir AVM ise AVM Müdürü, bir hastahane ise Hastahane Müdürü veya bir komplkes yapı ise Operasyon Müdürü gibi isimler ile adlandırmak yanlış olmayacaktır. Görev adlarında karışıklıkların ve bir standardın olmadığını göz önüne almamız gereklidir. Bazen bir mülk müdürü, tesis müdürünün yaptığı işi yapabiliyor olması bu içeriklerin değiştiği anlamına elbette gelmeyecektir.
Mülk yöneticisi, tesis yöneticisin sorumlu olduğu alanların dışında kiralama ve kiracılar ile olan ilişkilerden de sorumludur. Tesis yöneticisi ile arasındaki ilişki belirlenmiş bütçenin uygulanması konusunda olması ile beraber kiracılar ile ilgili yasal ve iş sorumlulukları bulunmaktadır. Mülk yöneticisi kiracısını, ziyaretçisini memnun etmelidir. Bu bağlamda gerekli aktivitelerin ve hizmetlerin sağlanmasını üstlenir.
Kiranın toplanması gibi mülk sahibinin menfaatine olan tüm süreçleri mülk yönetimi üstlenir. Varlık yöneticisi ile her zaman yakın ilişkidedir ve mülkün sahibinin o mülk için finansal hedeflerine ulaşması için gayret gösterir. Kısaca amacı, güvenli, güvenilir ve verimli bir mülk olmasını sağlarken mülk sahibinin o mülk için biçmiş olduğu hedefleri gerçekleştirmektir.
Mülk yöneticisi genel hizmet ve servis kalitesi, kiracı ilişkilerinin yanında mülkün/mülklerin yasal, sosyal ve çevresel sorumluluklarını da üstlenmiştir. Yasal olarak uyulması gereken kurallar veya düzenlemeler, sosyal sorumluluk projeleri, çevresel kaygılarla gerçekleştirilecek projeler aslında mülk yöneticisinin soumlulukları içerisindedir.
Varlık yönetimi (asset management): Varlığın veya varlıkların bütünsel olarak o varlığın sahibine ne kazandırdığı ile ilgilenen birimdir. Yani sonuca (karlılığa) odaklıdır. Tabi bu mantalitede elbette tesis yönetimi ve mülk yönetimi ile birlikte çalışır.
Varlık yönetimi yukarıdada bahsettiğim gibi varlık ile ilgili ana sonuca odaklanır. Bu minvalde mülk yöneticine benzese de ayrıştığı nokta günlük yönetimin içinde olmayışıdır. Kârlılık peşindedir. Her ne kadar mülk yönetimi ile çok benzer olsalar ve her ikisinin asıl amacı kârlılık olsa da varlık yönetimi birinci sıraya “kârlılık”, mülk yönetimi ise “hizmet kalitesini” koyar.
Varlık yönetimini yapanlar varlık yöneticisi (asset manager) olarak adlandırıldığı gibi daha çok finansal altyapısı ve bakış açısı olması istenilir. Nitekim asıl amacı kâr olan bir pozisyonun finansal bilgisinin olması “must” gereklidir. Varlık yöneticisi kârlılık peşinde koşarken gelirler ve giderler (income-expenses) elbette çok önemlidir. Bu dengeyi mülk ve tesis yöneticileri ile kurmalı ve sağlamalıdır. Bu açıdan gelir kısmında mülk yöneticisi ile, gider kısmında ise tesis yöneticisi ile çok yakından çalışmalıdır.
Varlık yöneticisi herhangi bir varlık, fizibilite aşamasında araştırmasını yapmalı, fayda, zarar, gelir ve gider dengelerini oluşturmalıdır. Varlık yöneticisi bir varlıktan maksimum gelir (kâr) elde etme peşindedir. Bu açıdan kiralamadan, yeni bir cihaz/sistem yatırımına tüm harcamalara ve aksiyonlara paydaş olmalıdır. Nitekim amacı varlıktan maksimum kazancı elde etmektir. Bu çerçevede bir tesis yöneticisi gibi sistem/cihaz bakımlarına kadar düşünmesi gereklidir. Nitekim bakım sistem/cihaz ömrünü uzatır ve harcamaları azaltır. Hizmet kalitesinin sağlanabilmesi ve varsa kiracı/ziyaretçilerin memnun kalması için hem tesis yönetcisi hem de mülk yöneticisi ile birlikte çalışır ve bu sistemlerin optimize edilmesine katkı sunar.
Mülk yöneticisi bazı durumlarda raporlamalarını varlık yöneticilerine yapmaları ile beraber tesis yöneticisi genelde mülk yöneticine raporlama yapmaktadır. Her ne kadar bu tanımlamalar ile birlikte sorumluluklar ve yetki alanları ayrılmış olsa da bir çok durumda biri, diğerinin işini yapabilmekte ve hibrit modeller ile çokça karşılaşmaktayız.
Tüm tanımlamaları yaptıktan sonra kısaca ve daha kolay anlaşabilmesi için madde madde yazmakta fayda var.
Tesis Yönetimi (Facility Management)
- Hizmet yönetimi yapmaktadır
- Amacı güvenli, güvenilir ve verimli bir tesis oluşturmaktır
- Yetki alanı içindeki finansal yönetimi yapar
Mülk Yönetimi (Property Management)
- Hizmet yönetimini mülk sahibi adına tüm mülk için yapmaktadır
- Kiracı, ziyaretçi ile mülk sahibi arasındaki bağlantıyı kurar
- Yasal, sosyal ve çevresel sorumlulukları taşır
Varlık Yönetimi (Asset Management)
- Varlığın kârlılığına odaklıdır
- Gelir, gider ile hizmet kalitesinin dengesinden sorumludur
- Yatırımları ve elde edilecek faydayı düşünür
Tesis Yöneticisi ile Mülk Yöneticisinin 3 farkı (What is the difference between facility manager and property manager?)
- Tesis yönetcisisi kiralama, kira toplama gibi mülk sahibi ve kiracı arasındaki finansal konulara girmez.
- Mülk yöneticisi servis ve hizmetlerin kalitesinin üst seviyede olmasını ister ama direkt olarak sorumlu değildir.
- Bir nevi mülk yöneticisi, tesis yöneticisinin görev kapsamını bir hizmet gibi diğer paydaşlara sunar.
Tesis Yöneticisi ile VarlıkYöneticisinin 3 farkı (What is the difference between facility manager and asset manager?)
- Tesis yöneticisi kendi bütçesini belirler ve buna sadık kalır, varlık yöneticisi ise bu bütçenin mülke katmış olduğu faydayı hesaplamakla yükümlüdür.
- Tesis yöneticisi verimlilik peşindedir, varlık yöneticisi kârlılık peşindedir.
- Varlık yöneticisi mülke kâr-zarar penceresinden bakar, tesis yöneticisi mülke, hizmet verilen yer olarak bakar.
Mülk Yöneticisi ile Varlık Yöneticisinin 3 farkı (What is the difference between property manager and asset manager?)
- Mülk yöneticisi kira toplama, kiracı, müşteri ilişkileri yönetmek gibi operasyonel görevleri vardır, varlık yöneticisin bu konuda hassasiyeti vardır ama görevi yoktur.
- Varlık yöneticisi bütçe oluşturulurken kâr-zarar dengesine bakar, mülk yöneticisi bütçeye sadık kalma koşulu ile devamlılığa bakar.
- Mülk yöneticisi, mülk sahibinin paydaşlar karşısında temsilcisi gibidir. Varlık yöneticisi görünmeyen yapıda çalışır.
